Как простые действия помогают закупить действительно то, что требуется?

Как простые действия помогают закупить действительно то, что требуется?

Вы сталкивались когда-нибудь с трудностями при закупке учебной техники для вашего учебного заведения? Всегда ли вам поставляли то, что вы хотели получить? А качество поставленного оборудования никогда не вызывало нареканий?

Для вас актуальны эти вопросы? Приходилось их решать?

Тогда хочу поделиться одним случаем, произошедшим с моим знакомым руководителем учебного заведения – вашим коллегой. Имена и прочие подробности изменены в интересах конфиденциальности.

История, которая может произойти с Вами

Предыстория

Перед Иваном Федоровичем, являющимся руководителем учебного заведения, стояла задача по техническому оснащению учебного процесса.

Как это обычно бывает – планировалось провести размещение заказа и, по результатам размещения, получить необходимое оборудование. Условно назовем это оборудование «нужным инструментом». В учебном заведении Ивана Федоровича планировалось приобретение именно этого «нужного инструмента» и это желание, разумеется, возникло не просто так.

Подготовительная работа

Прежде чем дело дошло до закупки, была проведена немалая работа. Заведомо велся поиск в интернете, обрабатывались входящие предложения от различных компаний по поставке «нужных инструментов». Потом целесообразность приобретения обсуждалась с ведущими специалистами учебного заведения – информация анализировалась, сравнивались характеристики.

После, обзванивали поставщиков, узнавали цены, условия и сроки поставки. И снова обсуждали со своими специалистами.

Затем готовилась закупочная документация, проводились все необходимые согласования и утверждения.

Момент истины

И наконец – свершилось! Закупка организована! Заказ размещен! Были поданы предложения от нескольких потенциальных поставщиков. Их предложения в точности соответствовали техническому заданию. В результате был определен поставщик-победитель и с ним заключен контракт! И вот, столь желанный «нужный инструмент» был доставлен в учебное заведение.

И что же дальше?.. А дальше выяснилось, что поставленный «нужный инструмент» оказался не того завода-изготовителя, который надеялись получить. Более того, «нужный инструмент» был произведен в другом государстве по «передовой дешевой технологии».

Знакомая ситуация?.. Иван Федорович сталкивается с таким регулярно.

В практике Ивана Федоровича бывает и по-другому.

На первый взгляд, при приемке товара – все в порядке – получен «нужный инструмент» пусть и другого производителя и его это устраивает. Но в процессе эксплуатации выясняется, что функционал и характеристики не дают тех возможностей, которые планировали получить.

А такое случалось с вами или вашими знакомыми коллегами? Думаю, если вы до сих пор читаете эти строки – случалось.

Какие могут быть последствия

В таких ситуациях, как правило, уже поздно что-либо менять. Приходится разводить руками – мол, хоть так смогли закупить. Уж лучше это, чем ничего.

Но, какие еще последствия могут вытекать из этого?

Мы рассматриваем лишь один аспект – подготовка закупки и приемка товара. И не касаемся остального. Лишь упомянем некоторые из них.

При приемке техники, функционал которой не соответствует требованиям технического задания, возникает ряд вопросов:

  1. Сохраняется вероятность нежелательных последствий в будущем при проведении проверок контролирующими организациями. В ходе таких проверок может быть выявлено это несоответствие.
  2. Сколько проработает закупленная учебная техника – неизвестно.
  3. Как будет и будет ли вообще осуществляться сервисная поддержка в будущем – после окончания гарантии производителя?

Но это – тема для отдельного разговора.

И что же тогда делать?

Как же тогда производить закуп? Какие моменты важно учитывать, чтобы получить то оборудование, которое, действительно, будет выполнять ваши задачи? Как минимизировать риски, связанные с приемкой товара с несоответствующими характеристиками?

Есть три простых действия, которые часто упускают специалисты, ответственные за закупку учебной техники.

1. Консультируйтесь именно с производителем оборудования

На рынке присутствует множество компаний, оснащающих учебные заведения, но далеко не все являются производителями. А ведь известный факт – никто не даст лучшей консультации, чем производитель!

Вы получите честную информацию с учетом вашей ситуации и ваших требований, ведь производителю работать на этом рынке и завтра. Кроме того, вы исключите вероятные искажения информации.

Проконсультировавшись с производителем, вы сможете принять самое верное решение о том, что в наибольшей степени подходит для вашего учебного процесса и каким способом лучше всего произвести закуп.

В случае же, если нужна предварительная информация для планирования закупки в будущем, производитель обязательно предупредит вас о вероятном снятии продукции с производства, о вероятном изменении цены и о наличие необходимой продукции на складе к моменту начала закупа. Все это сделает только производитель!

2. Сформируйте исчерпывающее техническое задание

Такое техническое задание должно содержать не просто физические характеристики, но и требования, гарантирующие, что функционально техника будет соответствовать требованиям учебного процесса и исполнять свое назначение в полной мере. При этом техническое задание должно быть составлено в рамках действующего законодательства.

Опять же, никто не окажет помощь в составлении технического задания лучше, чем это сделает производитель!

Так, экономя свое время, вы утвердите законное основание получить оборудование, которое будет работать так, как вам нужно!

3. Принимайте поставленное оборудование, сверяясь с каждым пунктом вашего технического задания

Пожалуй, это самый важный момент! Без него первые два действия могут легко оказаться бессмысленными.

По иронии судьбы, именно этому этапу, как правило, уделяется наименьшее внимание. После приемки вы уже ничего не сможете изменить и будете довольствоваться тем, что приняли. А ведь у вас есть законное право на исполнение поставщиком абсолютно всех требований к функционалу принимаемого оборудования.

Да, такая приемка потребует несколько больше времени, чем простая сверка по количеству. Но вспомните, сколько времени и сил было уже потрачено во время подготовки? И потратили вы их, чтобы получить лучшее для вашего образовательного процесса.

Не пожалейте своего времени на проведение качественной приемки. Внимательность и настойчивость, проявленная в этот момент, окупится, когда вы будете с удовольствием использовать оборудование для обучения.

P.S.

Описанные выше действия, не являются единственным и исчерпывающим рецептом, гарантирующим успешное проведение закупки.

Но это достаточно простые и очень действенные шаги, которые в силах выполнить любой специалист, ответственный за оснащение учебного заведения.

Желаем вам успехов в приобретении лучшего!